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贺伟平:开始云 重新定义企业文件使用方式

来源:本站作者: 时间:2018-09-12 01:45:45点击:

  8月26日,在开始云十周年庆暨新品发布会上,开始云CEO贺伟平发表了主题为“开始云,重新定义企业文件使用方式”的演讲,分享了开始云在技术实践道路上的实施探索,以及介绍了开始云丰富的产品业务与成熟的行业解决方案。

  我们聚焦于文件管理行业已经十年了,帮助客户做信息化建设,做企业内容的管理,让企业知识得以传承、使用、分享。

  现在互联网发展比较快,企业数据在飞速产生,企业对信息化的要求愈加迫切。有个很明显的趋势,就是我们的信息化技术提升,企业管理越来越工具化、智能化,企业内部的各种管理工具推动企业信息化进程。文件管理系统也是信息化生态中重要的一环,开始云的使命是要重新定义企业文件使用方式,让企业的文件在使用过程中,很自然舒服地与企业管理想结合,服从企业的管理思路,加快企业信息化建设,同时让企业文件得到充分的利用,价值最大化。

  现在是信息大爆炸时代,企业数据90%以上都是非结构化的,这部分非结构化数据往往都是以文件的形式存在。而文件本身承载的是企业的数据,这就是我们通常所说的企业的内容,对企业的内容加上个人的一些理解和总结,就是企业知识。其实,企业的文件管理、内容管理、知识管理,它们是同一行业不同层面的管理。文件管理是基础,内容管理和知识管理是延伸,所以这十年当中,我们帮助我们的客户做好文件管理的同时,其实也和我们的客户一起做好内容管理、知识管理。

  这十年,我们先后推出了四大产品,KASS企业内容管理系统是我们企业的第一个产品,也是国内第一个企业文件内容管理系统,这个产品经过十年的打磨,当前已经是第四代产品了。我们的KASS企业内容管理系统主要是帮助完成企业的内容汇聚,以及文件管理、流程管理等基本的操作,包括搜集、归档、协作等方面。

  在零几年的时候,我们已经感觉到企业的数据会快速的增长,所以我们在2009年开始研发我们的分布式存储系统。因为企业文化管理这块对存储的要求跟普通的存储要求不一样,它有自己的特点。2013年我们推出了KFS私有云存储系统。国标委是这款产品的第一个客户,我们的KFS私有云存储系统和KASS企业内容管理系统,它们的吞吐量是EB级。我们的KASS和KFS面对的客户群主要是中大型企业。

  今年上半年我们推出了企业文件管理软硬一体化解决方案,就是我们针对中小型、成长型企业开发的文件管理一体机,产品名称叫“开始文件盒子”。超高性价比,可以帮助中小企业、集团中部门、以及办公团队能够快速用上专业的私有云文件管理产品,轻松解决企业文件管理难题。

  我们第四个产品开始智能云盘,这个是我们即将推出的战略产品。这个产品解决了一直困扰我们客户的企业内容上云的问题,这个产品我们花了很大力气,用技术解决了问题,并且致力于在企业内容的智能化应用上面做创新。

  十年,我们一直以客户为中心,用自己的产品和服务,给客户带来价值,支持客户信息化建设,帮助客户提升业务效率。我们有一个客户很典型,总部在北京,其它城市有很多分支机构。他们的文件以项目维度管理与使用,由于地域分散、或者项目相对独立的特性,整个集团内部信息共享没那么流畅。上海分支机构不知道北京总部有哪些项目,哪些项目经验他们是可以借鉴总部的。有时候上海知道北京某个项目的某项设计,上海当前的项目可以借鉴或者直接拿过来用。于是上海申请,主管审批,集团总部同意,北京分支授权,等拿到时,已经半个月或者更长时间过去了。

  我们给他们解决的方案是,从管理思维上把整个企业拉平,将所有的项目全部放到统一管理系统当中去,再通过一些命名和权限设计规则让公司内部可以公开的信息统统开放分享,员工能够一眼就看到。员工可以很方便地及时获取他所需的文件,所以在内部充分分享这块让他得到了很大的便利。同时如果涉及到一些前瞻性的,或者有点机密性的东西,需要通过权限设定,设置特殊的审批流程,假设A审核通过了,B肯定审核通过的话,B就不要省了。将审核的节点节约到最少,通过这种优化流程的方式帮用户解决问题,提高效率。

  还有客户是做汽车的零部件制造的,汽车零部件的设计,到了生产线往往是唯一稿,所以不能出差错。但是改版的时候又容易出错,这个零部件有个尺寸改一下,改完之后要审批,要归档,归档完之后,这个文件是通过人为的方式,通过共享文件的方式传递到生产线,往往有些时候人执行不到位,有两三天时间生产的零部件就是废品,造成上百万的损失。客户引进我们的产品后,只通过权限规则的设计,就解决了问题。我们也曾帮助高端制造行业客户,打通从研发到生产的全流程的文件传递,高效准确,得到了客户的认可。

  我们跟客户合作,了解他们内部的管理制度,我们没有强求客户全部用我们的系统,我们想的是客户整个公司有这么多人,让每个人适应我们的系统,改变习惯,的确能解决问题,但肯定伤筋动骨。怎么办呢?我保留你的习惯,让系统配合你的习惯和流程,在文件审批过程中,系统能够监控到整个流程,同时在文档一旦归档之后立即同步到生产线,让生产线第一时间拿到最新的。

  我们跟客户的合作就跟齿轮一样,我们的产品和客户企业内部其他的信息化系统紧密融合,让企业效率得到提高。但是我们也发现,我们这套系统往往是整个企业所有人都有用到,但是却不为员工知晓的工具,像CRM、OA这些系统,你一说他就知道它们是干嘛的,但一提到我们这个内容管理系统,可能真正理解到位的没多少。内容管理系统覆盖面很广,但大家对这个系统的理解参差不齐,甚至有些人以为它只是一个文件“盘”。我们也在想如何去改变这个现状?所以我们要在产品上做出创新与突破,给客户带来更大的价值,同时改变客户对我们产品的认知。

  第一,通过技术手段,解决企业内容全部上云的问题。企业移动办公的兴起,让办公时间碎片化,办公硬件终端、办公应用多样化,于是企业内容呈现分散、碎片化的状态。而这些内容与企业而言,确实是有用的,怎么汇聚,然后集中存储?我们当前的状况是“一纸制度”,要求员工自己上传,但效果并不理想。因此,我们有着独特的企业内容自动收集解决方案,致力于整合整个办公生态当中各系统之间的企业内容,并将所有内容全部上云。这就让我们有了更多的空间重新定义企业文件使用方式。

  第二,深入了解客户业务流程,支撑业务闭环。业务是企业的生命线,如果我们的产品不能帮助他们的业务提升,那么这个产品就是可有可无了。所以我们一定会顺从于或者尊重企业的管理制度和他的一些习惯,我们产品的文件应用会是贴合场景的。举个例子,现在一般项目管理现状是什么样子的呢?从项目立项开始,立项完做计划,后面做实施、监控,整个过程中肯定有一套软件。最差的用Excel表格跟踪,然后项目的实施、具体的创造肯定用的是另外一套单独的软件。接着,双方达成共识,走线下评审、会签又是一套软件,最后成果归档还要一套软件。整个项目过程中,你在各个软件中来回穿插,这样就会很复杂很麻烦。那我们是怎么解决的呢?基于文件管理,将这些业务流程整合到一套系统当中,项目立项,然后协作开发、评审、归档、发布,整个业务流程都在我们系统中,员工就会用得很爽。

  第三,针对内容使用场景,深度定制内容应用。比如我们有些客户帮别人做测试,客户在测试前那一段跟我们没有关系,但是一旦开始做测试,就会涉及到企业内容管理,最终客户也是从我们系统里面拿测试内容结果。我们会将这一整条场景链打通,结合场景,定制内容应用,支持做业务闭环,这也是我们要做的努力。

  第四,构建企业内容生态。针对特定行业的内容需求,我们生产内容,或者和对应的内容生产商形成伙伴关系,直接给客户提供内容。我们的客户自己会生产内容,但是也希望获取一些行业内的内容。这样的话,其实这也给到我们空间,所以我们后面也会尝试自己用技术获取一些行业的内容,提供给我们客户使用。我们也会尝试和一些内容生产商,比如说一些技术相关的,他来生产内容,我把内容整合到我们系统当中来。其实这就是一个内容生态的概念,我们会尝试自己做内容,也会尝试把别人的内容引进过来。

  在与客户的互动中,我们也发现,不同的行业他们用的工具不一样,他们输出的内容类型、文件格式不一样。因此,对文件的管理也不一样。即使是同一个行业的两家企业同质化很严重,因成立时间不一样,或者掌舵人管理的思路不一样,对文件的管理需求也是不一样的。虽然现在有很多不同行业的客户在用我们的文件系统,但是约有80%的功能,使用的频率没那么高。我们后面将更加注重于提供行业解决方案,针对行业的各个使用场景,提供切合他们具体业务需求场景化的解决方案。

  我们会继续在行业需求上不断探索,深入了解客户。从客户中收集需求,根据客户需求完善产品,再把满意的产品交付给客户,从客户中来到客户中去,不断打磨产品,设计场景化的解决方案,切实帮助客户解决企业内容管理难题。

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